COVID-19: Comment organiser un séminaire professionnel?

Étapes essentielles, normes COVID-19 à respecter: voici comment organiser à la perfection votre séminaire professionnel en présentiel.

Porter un masque ou pas? Comment choisir une salle adaptée? Que faire si une partie des intervenants ou des participants ne peut être là physiquement? Aux questions organisationnelles habituelles d’un séminaire s’ajoutent désormais des questions sanitaires. Pas de panique, l’organisation d’un tel événement obéit à quelques règles et normes simples.

1. Posez le cadre
2. COVID-19 oblige: un séminaire en présentiel ou à distance?
3. Trouvez le lieu idéal selon les normes COVID-19
4. Invités, menus, activités... Déroulez le rétroplanning!
   
   

1. Posez le cadre

Avant toute chose, commencez par définir vos objectifs et cadrer l’événement. Avec ces données, établissez votre première ébauche de programme.

• Quel est le but du séminaire? Former les forces de vente, définir la nouvelle stratégie de l’entreprise ou encore souder les équipes autour d’objectifs communs?
• Quelle est la thématique? Est-elle suffisamment porteuse pour motiver et intéresser les participants? Les invités devront-ils produire un document commun ou individuel?
• Précisez ensuite qui vous inviterez, le nombre de personnes, les plages horaires dédiées au travail ou aux activités de loisir ainsi que les temps d’échanges.
• Y aura-t-il des interventions extérieures? Quel matériel et quels types d’espaces seront nécessaires?
• Quel budget avez-vous à disposition?

💡ASTUCE: Cette étape vous permettra de déterminer au plus près vos besoins et vos contraintes. Vous pourrez dès lors demander des offres aux prestataires.

2. COVID-19 oblige: un séminaire en présentiel ou à distance?

C’est LA question à se poser avec le COVID-19. Si vous ne vous la posez pas, d’autres vous la poseront! Alors envisagez-la dès le départ, ce qui vous permettra d’argumenter si besoin.

• À distance pour quoi et pour qui?
  D’une part, les outils digitaux permettent désormais à certaines réunions et formations de se tenir à distance, en live ou à la demande, avec une grande flexibilité à la clé. Des séances de coaching personnel ou des sessions interactives sont même incluses dans le processus. Les séminaires sous forme digitale conviennent surtout aux personnes qui aiment travailler de façon indépendante.
• En présentiel pour quoi et pour qui?
  D’autre part, certains séminaires reposent crucialement sur les interactions, le langage non-verbal ou encore les jeux de rôles. Sans surprises, ceux-ci s’accommodent beaucoup moins du “distanciel”. Autre avantage du présentiel: en réunissant les gens, vous leur permettez de renforcer les liens et de profiter de moments de loisirs, de discussions libres, de réseautage. Cela permet de créer une “énergie collective” porteuse et motivante!
  Pensez à choisir un cadre sécurisant et agréable pour les participants (lire plus bas “Trouvez le lieu idéal selon les normes COVID-19” et téléchargez notre Check-list COVID-19 ci dessous).

💡ASTUCE: Et si vous combiniez les avantages du présentiel et du distanciel? Un séminaire peut tout à fait se dérouler physiquement ET virtuellement. Cette alternative sera particulièrement utile pour un séminaire d’envergure internationale, puisque certains pays imposent des quarantaines.

Profitez de la visioconférence pour solliciter des intervenants qui font autorité dans leur domaine. Invitez des internautes à participer virtuellement. Pensez aux lives sur les réseaux sociaux, et déclinez le concept à votre séminaire, pourquoi pas pour de la communication interne et/ou externe.

Et si vous enregistriez les interventions et les ateliers pour de futures utilisations et visionnages? Vous pourriez même produire un document de synthèse en images! Assurez-vous l’aide de professionnels pour éviter tout faux pas.

3. Trouvez le lieu idéal selon les normes COVID-19

Choisissez un établissement qui respecte rigoureusement les mesures de protection* de l’Office fédéral de la santé publique (OFSP). Un bon prestataire saura les appliquer sans nuire au confort des participants. Veillez en particulier aux points suivants:

1. Le respect d’une distance de 1,5 mètre entre les personnes figure parmi les directives majeures de l’OFSP. Ainsi, lors de l’organisation d’un séminaire, mieux vaut avoir de la place en suffisance.
2. Préférez des salles avec des aérations naturelles (recommandée par l’OFSP a contrario de la recirculation d’air conditionné).
3. Vérifiez que le parking peut accueillir suffisamment de voitures pour éviter les transports publics.
4. N’hésitez pas à demander à votre prestataire ce qui est mis en oeuvre pour respecter les normes.

💡ASTUCE: Préférez un lieu vaste pour permettre aux participants de se tenir assez éloignés les uns des autres. Cela leur permettra aussi de se sentir à l’aise, plutôt que stressés par une atmosphère confinée. Et pourquoi ne pas opter pour un établissement avec un extérieur agréable, voire panoramique pour profiter de moments en plein air?

4. Invités, menus, activités…Déroulez le retroplanning!

Faites un rétroplanning précis avec toutes les échéances et les tâches à accomplir. Pensez à inclure les étapes de validation avec vos supérieurs, ainsi que les étapes de sélection des prestataires.

• Les invités:
  Etablissez la liste définitive des invités. Prévoyez du temps pour la conception des invitations puis pour leur diffusion, ainsi que les relances. Bien entendu, gérez les inscriptions de façon centralisée et évitez toute perte d’information.
  
• L’élaboration du contenu:
  Qui est en charge du programme? Qui interviendra lors du séminaire? Comment? Recueillez les confirmations nécessaires. Vérifiez aussi s’il y a du contenu à imprimer, ou du matériel à prévoir.
  
• Les activités:
  Un séminaire réussi passe aussi par l’organisation de moments de loisirs. Une seule condition: que les activités soient en phase avec les valeurs de l’entreprise et le séminaire. Selon la région et le prestataire que vous aurez choisis, renseignez-vous sur les différentes possibilités: dégustations oenologiques et gastronomiques, activités culturelles, sports doux ou plus énergiques selon vos invités... Pensez à des alternatives si les activités sont tributaires de la météo.
  
• Les menus et l’hébergement:
  Deux à trois variantes de menus vous permettront de satisfaire la plupart des préférences. Notez les spécificités d’arrivée ou de départ de chaque invité et intervenant, ainsi que les besoins en chambres à l’accès adapté aux personnes à mobilité réduite.

Et maintenant, à vous de jouer et d’organiser votre séminaire parfait! Vérifiez que vous n’oubliez rien grâce à notre “Check-list COVID-19”.

---

*Les directives de l’OFSP font foi et sont à consulter ici dans leur dernière version: https://www.bag.admin.ch/bag/fr/home/krankheiten/ausbrueche-epidemien-pandemien/aktuelle-ausbrueche-epidemien/novel-cov/massnahmen-des-bundes.html